Amigos,
Segue parte do relatório sobre a experiência na Rio+20 e o uso da ISO 31000 em grandes eventos. Conduzir um projeto deste tipo é um grande exercício de humildade, exige espírito aberto para aprender o tempo todo e tomar decisões conforme o andamento do projeto.
Na Conferência Rio+20, mais uma vez usamos a norma ABNT ISO 31000 como referência para condução de um projeto que envolve riscos e monitoramento contínuo, e a norma se mostra cada vez mais adequada. Foi criada uma Sala de Gestão Integrada de Riscos...
A sala funcionou em forma de um centro de operações e através dela foram gerenciados os riscos da conferência.
O ciclo de gestão de riscos adotado foi o definido pela ISO 31000 e está formalizado no desenho a seguir:
Para facilitar a comunicação e a
automatização, assim como fortalecer o conceito de um processo crítico com
aprendizados e melhoria contínuas, adotamos o modelo do Modulo GRC Metaframework, que consiste em quatro fases integrado
ao PDCA e à ISO 31000.
O processo e a norma adotadas no
planejamento e na metodologia se mostraram eficazes na execução, a definição “risco é o efeito
da incerteza nos objetivos” foi amplamente utilizada durante o processo
automatizado, alguns exemplos de ações que ajudam a reduzir a incerteza e
consequentemente o risco. Alguns exemplos:
a.
As agendas oficiais do evento
foram registradas no software Risk Manager e distribuídas para os totens,
aplicações de smartphone e tablet e web.;
b.
Os equipamentos da cidade
(delegacias, unidades de saúde, bombeiros, estações de metrô, ...) estavam
cadastrados no sistema;
c.
A chegada dos chefes de
delegação (informação de difícil gestão pois as delegações são autônomas quanto
a datas de chegada e partida, tamanho da delegação e agenda) foram consolidadas
no sistema;
d.
A sintonia entre os
participantes e a troca de informação entre os participantes é importante para
a redução de riscos, a Sala de Gestão Integrada de Riscos foi palco de dois
tipos de reuniões ordinárias e diárias: 1. a reunião matinal das coordenações e
fornecedores onde participavam o CNO, a ONU, o Comando do Exército, consultores
e fornecedores, e 2. As reuniões internas de passagem de turno entre todos os membros
das equipes para que fossem passadas tantas as ocorrências principais como
práticas que mostraram a evolução do processo de gestão;
f. As ocorrências do Riocentro
(energia, obras, agendas, ...) foram registradas, classificadas e distribuídas
em mapas, tabelas, telefonemas e e-mails;
h.
Diversas outras ações foram
tomadas, registradas, classificadas e distribuídas, ajudando a reduzir o
risco/efeito e a incerteza.
2As fases do processo de gestão
de Riscos também foram implementadas conforme a ISO 31000:
a.
Estabelecimento do contexto:
documentação dos processos, definição do escopo, inventário e parametrização
dos ativos (pessoas, processos, ambientes e tecnologia) e definição da
relevância dos ativos;
b.
Identificação dos Riscos:
levantamento dos riscos antes, durante e após o evento;
c.
Análise de Riscos: critérios de
classificação da probabilidade e severidade dos controles, criação de bases de
conhecimento, criação de projetos de análise de riscos;
d.
Avaliação de Riscos:
monitoramento, registro e triagem das ocorrências, definição dos critérios de
urgência, montagem do painel de controle;
e.
Tratamento dos Riscos: ações
proativas, comunicação por e-mail, SMS, sistema, smartphone e tablet,
realização de reuniões, criação de planos de ação;
f.
Comunicação e consulta:
realização de reuniões e conferências telefônicas, distribuição de informações
por painel de controle, e-mail, SMS, smartphone e tablet;
g.
Monitoramento e análise
crítica: avaliação dos gráficos e tabelas, reuniões de análise crítica.
O uso da norma ABNT ISO
31000 se mostrou eficaz como apoio a projetos desta natureza, os principais
benefícios são o uso de um modelo que é consensuado mundialmente, a existência
de uma metodologia ao mesmo tempo fácil de entender e seguir, a existência de
indicadores e a alocação de pessoal conforme a metodologia.
Conclusão
O trabalho de preparação da metodologia e
realização da operação assistida da Gestão de Riscos e Monitoramento da
Logística da Rio+20 foi uma ação exaustiva e de aprendizado constante.
Diferente da Copa e das Olimpíadas, que a Rio+20 sempre foi comparada por ser
um grande evento, na Conferência da ONU as incertezas são ainda maiores uma vez
que ocorre em uma “vênue” que precisa ser praticamente construída para o evento
e desmobilizada rapidamente. Além disso há pouca gestão sobre a chegada e
movimentação das delegações que são autônomas na maior parte dos aspectos. A
mídia demonstrou a satisfação da Presidenta, do Governador, do Prefeito e da
ONU com a logística do evento, o que mostra que os objetivos da logística foram
atendidos com louvor.
Para avaliar o trabalho de Gestão de Riscos
e Monitoramento, não podemos nos acomodar com a avaliação global dos objetivos.
Avaliamos que o projeto foi bem conduzido e integrado às coordenações do CNO,
porém temos uma série de elementos de lições aprendidas e recomendações que
foram fruto de um relatório específico.
Ficamos à disposição.
Aquele abraço,
FNery
