O vazamento de óleo no campo Frade na Bacia de Campos reacendeu o debate sobre o mundo da regulação e controles, o mesmo tinha acontecido anos atrás com o acidente semelhante, mas de dimensões bem maiores no Golfo do México.
A globalização encurtou a distância da comunicação, das relações, dos negócios e das transações financeiras. A partir da década de 90, países com cultura, religião, ética e leis diferentes convivem como se fossem vizinhos no mesmo bairro. A economia ganhou velocidade e surgiram leis, regulamentações e melhores práticas com impacto mundial como a Basiléia II e III, a lei Sarbanes Oxley e o PCI/DSS, todas apontando para a melhoria da governança, para controles mais eficientes e para melhor gestão de riscos.
Outro fator que também tem demandado regulação são os fenômenos climáticos e os grandes acidentes, como os vazamentos de petróleo e os desastres aéreos.
Estamos em uma situação de múltipla exigência de controles: crise econômica, catástrofes de abrangência mundial, mudanças climáticas, pressão pela transparência e maior exigência da sociedade. Tudo isso tem dado muito trabalho às agências reguladoras e aos departamentos de auditoria e controles internos.
Tenho falado em palestras que o segredo é aumentar a capacidade de fiscalização, e que isso é feito com capacitação, método e software. Se por um lado o volume de informações é grande, heterogêneo e muda constantemente, por outro lado, os equipamentos portáteis e as ferramentas de comunicação permitem coletas automatizadas, self assessment e instrumentação das equipes de campo.
Seguem alguns métodos e técnicas para aumentar a capacidade de controle:
- Instrumentar o pessoal de campo: equipes de auditoria, controles, vistoria, fiscalização, pesquisa, ou qualquer outra que vá a campo precisa contar com ferramentas que aumentem sua eficácia. Os smartphones são ótimos para isso: coletam e transmitem a informação e permitem a consolidação com maior velocidade e consistência. Certa vez me perguntaram se o smartphone não deixava o projeto caro e eu disse que caro é a prancheta;
- Todos podem colaborar: muita gente está no local onde o fato acontece, e mais, estas pessoas têm celular, computadores, tablet e usam redes sociais, elas podem mandar desde um simples SMS até um relatório detalhado com vídeos. Cada vez mais os jornais são feitos com informações e imagens que recebem de seus leitores. Os funcionários, clientes, fornecedores e as comunidades são ótimos colaboradores, usá-los com um bom método é um grande auxiliar para a estrutura de controles;
- Imprensa e redes sociais monitoradas: boa parte das informações necessárias para o monitoramento estão na imprensa, nos blogs e nas redes sociais, o twitter em especial é uma ótima forma de medir a repercussão de ocorrências e fatos, por sua vez, o facebook nos fornece informações preciosas sobre pessoas, fatos e relações.
- Olho nos bancos de dados: boa parte das operações da organização são registradas de forma estruturada em bancos de dados. O sistema de controles deve ter a capacidade de fazer pesquisas em bancos de dados e emitir alertas de acordo com a situação;
- Sistemas e equipamentos falam: toda organização possui sistemas e equipamentos que processam ocorrências que podem ser monitoradas. Uma maneira eficaz de controle é criar regras de negocio com parâmetros de alertas, por exemplo "o sistema financeiro alerta caso haja pagamento acima de um valor", "o sensor de presença do CFTv avisa em caso de acesso entre 22h e 6h", "o sistema de gestao de projetos informa sobre projetos atrasados e que estouraram o orçamento". A estrutura de controle pode fornecer APIs - applicationprogramming interfaces, a partir das quais as equipes de desenvolvimento encaminham os alertas de controle;
- Self-assessment: quando o self assessment surgiu, as ferramentas de coleta de informação eram os formulários e os correios; houve um salto de produtividade com as planilhas, mas mesmo assim o processo era demorado, propenso a erros e gerava relatórios pobres. Hoje o processo de self assessment é automatizado com alertas por email,SMS e redes sociais e formulários respondidos digitalmente que geram relatórios e possuem recursos de apoio e acompanhamento das decisões;
Os métodos citados são diferentes, exigem recursos gerados por pessoas diferentes, e de forma diferente, e este é o desafio contemporâneo das estruturas de controle.
A tecnologia permite a junção destes dados e a geração de informações homogêneas para decisão e prestação de contas. Uma providência que tem mostrado eficácia é a criação de uma sala de gestão e monitoramento, que passa a ser a referência da coleta de informações, dos painéis de controle, do apoio à decisão e do tratamento dos riscos e ocorrências. O conceito de sala é eficaz, mas de acordo com os recursos e a necessidade o conceito de sala pode virar um caminhão, uma baia, uma mesa ou até um celular.
O que acabamos de falar é um grande modelo de monitoramento contínuo, temos pesquisado e praticado estes conceitos e estamos à disposição para trocar experiências.
Nesta quinta feira vamos falar sobre Automatização de Fiscalização e Controles em um evento em Brasília e na segunda feira dia 28 às 10h30 vamos fazer um webinar sobre Governança da TI e Monitoramento Contínuo, inscreva-se!
Aquele abraço,
Fnery
Nenhum comentário:
Postar um comentário